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什么是虛擬辦公室(Virtual Office)?有什麽功能?

April 14, 2014

virtual-office  虛擬辦公室起源於20世紀70年代末期的美國,在歐美國家又稱商務辦公室,也可以稱作快捷辦公室,或者直接被稱為商務中心虛擬辦公室是一種集商務中心、行政於一體的辦公模式,動機十分明確,就是要減少房地產開支、提高生產率、增加利潤、參與國際競爭及改善顧客服務。當信息成為商品,當技術的發展使信息能通過筆記本電腦、傳真機和電話線快速傳送的時候,虛擬辦公室就應運而生了。這種辦公模式對傳統辦公模式的顛覆也就是革命性創新的。

虛擬辦公室(Virtual Office)又稱服務式辦公室,俗稱為”辦公室合租”,而英文Virtual是”實際上的”意思,那麼如果將Virtual Office直譯的話就是”實際上的辦公室”,是指每間已裝修完畢,配有辦公家具,可提供給客戶租用的辦公室,為客戶提供盡可能完善基本的辦公服務體系,以服務性為主的全新辦公出租方式,是辦公室出租的最高級形式。除了為客戶提供辦公地點、辦公家具、文件櫃、會客室、飲用水、設備等硬件外,還提供人員與之相匹配,包括秘書、接待服務、傳真、代接電話、代收信件等,有些更會根據企業實際的需要提供各類衍生適用的增值服務項目。

一般來說,創業者首要面臨的就是昂貴的辦公費用。我們都知道,合適的辦公場所對創業者的幫助無法取代,一是維持公司形象,二是有一個很好的工作氛圍。但傳統的辦公室出租都是以房間為單位,符合條件的寫字樓價格昂貴,一般的房間價格不菲也無法給客戶一個良好的印象,而且一般來說自己置辦傳真、電話、辦公家具等各類辦公用品的價格也是新創業者一個很大的財務壓力。虛擬辦公室就能夠克服這個困難,在大幅降低費用的同時,還能夠業者享受到各種便利的服務、提升形象,把更多的精力投放到最能創造財富的事務上去,所以這種新型的行業模式很快就得到商家的熱捧。

簡單來說,虛擬辦公室是專為準備在國內、外擴點的企業、剛創業的人士、有正職在身,想另外開創副業的上班族,尤其是有利於想大大降低成立公司成本的人士所設計的。
虛擬辦公室主要功用是什麼?
1、城市中心商務辦公地址,可以印製在租用者名片和宣傳資料上。
2、在工作時間內提供商務電話接聽,作詳細記錄並且及時轉告租用者。
3、遵照租用者的指示收發商務文件及快件,傳真文件。
4、遵照租用者的指示,用其公司的名義接待租用者的客戶。
5、提供臨時會議室服務。

什麼的情況需要找虛擬辦公室?

1、希望以比租賃傳統辦公室更低的成本租賃辦公室;
2、希望開拓新市場,在某地試驗性的銷售一種新產品或者服務;
3、希望縮小辦公室的規模,降低成本;
4、希望遷出使用郵政信箱的城市,仍然需要郵政信箱;
5、希望在虛擬辦公室所在國家或城市建立業務點;
6、為保持良好公司形象,想在一個高檔昂貴的辦公地點有一個商務地址;
7、為遵守政府法規,想找一個地址作為公司註冊地址;
8、尋找商​​務支持服務例如電話接聽服務;
9、尋找郵件和包裹的代理接收服務。